Votre BPF, préparé toute l'année plutôt que reconstitué en avril
Bilan pédagogique et financier
Chaque prestataire de formation déclaré doit transmettre son bilan pédagogique et financier avant la fin de la campagne annuelle. Sans dépôt, la déclaration d'activité devient caduque. CAPQUALI tient votre suivi au fil de l'eau et vous remet un récapitulatif prêt à recopier, cadre par cadre.
20 € / convention + 200 €
l'exercice nets de taxe
20 € par convention intégrée à votre tableau, 200 € pour le récapitulatif annuel. Tarifs nets de taxe, TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts.
Ce qu'est le bilan pédagogique et financier
Le BPF est la déclaration annuelle par laquelle un prestataire de formation rend compte à l'État de son activité : combien de personnes il a formées, pour combien d'heures, avec quel argent et d'où venait cet argent. Ce n'est ni une déclaration fiscale, ni un bilan comptable, mais une photographie de votre activité sur le dernier exercice comptable clos.
Il concerne tout titulaire d'un numéro de déclaration d'activité, sans exception : entreprise individuelle, société, association, centre de formation d'apprentis. Y compris si vous n'intervenez qu'en sous-traitance pour d'autres organismes. Y compris si vous n'avez réalisé aucune action dans l'année, auquel cas vous déposez un bilan à néant.
Il repose sur les articles L. 6352-6 à L. 6352-11 et R. 6352-22 à R. 6352-24 du Code du travail, et se télétransmet sur l'application Mon Activité Formation.
Ce que vous risquez en cas d'absence de dépôt
Votre déclaration d'activité devient caduque. Concrètement : vous perdez votre numéro, vous ne pouvez plus établir de convention de formation professionnelle, vos clients ne peuvent plus obtenir de prise en charge, et votre certification qualité perd son objet. Il faut alors reprendre une déclaration d'activité complète, avec le délai d'instruction que cela suppose.
Trois moments, jamais de mémoire
Un an, c'est long, et personne ne se souvient en avril de ce qu'il a fait en juin de l'année précédente. La seule méthode qui tienne consiste à ne rien reconstituer : chaque information se note au moment où elle existe.
1
À la signature de la convention
La ligne est ouverte et renseignée avec ce que la convention contient déjà : intitulé, dates, durée et sa ventilation par modalité, effectif, stagiaires, employeur, financement, formateur.
2
À la fin de chaque action
Les heures réellement réalisées sont saisies d'après vos feuilles d'émargement. Ce sont les heures émargées qui font foi, jamais les heures vendues.
3
À la facturation
Le montant hors taxes et le dispositif de financement réel sont inscrits. C'est le moment où vous le savez : six mois plus tard, la mémoire ne suffit plus.
Deux façons de travailler ensemble
Selon le temps dont vous disposez et le volume de votre activité.
FORMULE AUTONOME
Vous tenez votre tableau
Tableau offert*
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Un classeur de suivi paramétrable, adapté à votre exercice comptable, même décalé
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Une ligne par action et par stagiaire a saisir case par case, la saisie mensuelle des heures, un mode d'emploi intégré
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Vous établissez vous-même la ventilation et les calculs de chaque case du BPF et vous déposez votre bilan
* sous réserve de la signature d'un contrat de prestation avec CAPQUALI, quelle qu'en soit la nature.
FORMULE SUIVIE
Je tiens votre tableau
20 € / convention + 200 € / exercice
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Vous m'envoyez chaque convention dès sa signature, j'ouvre et je renseigne la ligne
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Vous m'envoyez vos feuilles d'émargement, je saisis les heures réalisées
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Je signale ce qui manque ou ce qui cloche au fil de l'année
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À la clôture, un récapitulatif ventilé et contrôlé, accompagné d'un pas à pas de saisie prêt à recopier
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Je vous signale toute incohérence relevée avant le dépôt
L'intégration d'une convention dépend de votre volume, donc elle se facture à l'unité. Le récapitulatif annuel, lui, demande le même travail que vous ayez cinq ou quarante conventions : répartir les stagiaires par type et par objectif, regrouper les spécialités et leur attribuer le bon code, séparer la sous-traitance entrante de la sortante, ventiler les actions à cheval sur deux exercices, et vérifier la concordance des totaux des cadres F-1, F-3 et F-4.
Pourquoi une part fixe et une part variable ?
Ce que vous m'envoyez
Rien de nouveau à produire. Les informations dont j'ai besoin sont, à quelques exceptions près, des mentions que votre convention doit déjà porter.
À chaque action
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La convention signée, et rien d'autre
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Les feuilles d'émargement en fin d'action
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L'accord de prise en charge lorsqu'il arrive
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Deux lignes dans le mail si le formateur n'est pas nommé dans la convention
Une seule fois par formation de votre catalogue
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Le programme de la formation
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Il me permet de fixer l'objectif général, la spécialité et son code de la nomenclature nationale
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Ces trois éléments se reportent ensuite sur toutes les sessions de cette formation
Ces modèles ont été rédigés ou repris par mes soins et portent déjà l'ensemble des mentions obligatoires. Vous n'avez rien à vérifier ni rien à modifier.
Si vos conventions passent par un organisme dont CAPQUALI assure déjà le suivi qualité, la question ne se pose pas.
En cas de mise en place en cours d'exercice, l'intégralité des documents depuis l'ouverture de l'exercice doit être transmise en une seule fois. Aucun envoi au fil de l'eau n'est repris rétroactivement.
Ce qui reste à votre charge
Le dépôt sur Mon Activité Formation
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Je ne déclare jamais à votre place
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Le bilan engage le dirigeant, il porte sa signature et il reste son acte
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Vous recopiez, cadre par cadre, ce que je vous transmets
Deux chiffres à demander à votre comptable
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Le total des charges liées à l'activité de formation, avec le détail des salaires des formateurs et des achats de prestations
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La part de votre chiffre d'affaires global réalisée en formation
Le récapitulatif est transmis dans les dix jours ouvrés suivant la réception des dernières feuilles d'émargement de l'exercice. Aucune date n'est annoncée tant que ces heures ne sont pas saisies : un récapitulatif établi un mois trop tôt oublie les dernières heures réalisées, et c'est exactement ce qui fausse un bilan. Mieux vaut un bilan juste transmis à la mi-avril qu'un bilan approximatif transmis en février.
Sur la date de remise
Remplissez le formulaire de demande : je reviens vers vous avec votre contrat de prestation.
Votre prochain bilan sera prêt fin mars
Si vous souhaitez déléguer plus largement, la gestion administrative prend en charge l'ensemble de vos dossiers de formation. Et si vous n'avez pas encore votre numéro, tout commence par la déclaration d'activité.